Het begint met één gesprek. Een medewerker die vertelt over het ongemak op de gang: een leidinggevende die zichtbaar gefrustreerd is, zich verbaal niet weet te beheersen en hoorbaar schreeuwt naar collega’s. Een dag later volgt een tweede gesprek. En een week later opnieuw. Geen formele meldingen, geen klokkenluiders. Maar wel mensen die zich afvragen: ligt dit aan mij?

De casussen: gedrag dat opvalt  

De verhalen lijken op elkaar. De toon van de leidinggevende is vaak scherp, soms zelfs denigrerend. Er wordt getierd, gezwegen, genegeerd. Sommige collega's krijgen nauwelijks oogcontact, anderen juist een voorkeursbehandeling. Er ontstaat een gevoel van willekeur, ongelijkheid en onveiligheid. "Je weet nooit wie vandaag het mikpunt is", zegt een van hen. "Maar je hóórt het wel." 

Er is (nog) geen sprake van formele klachten. En de meeste medewerkers willen dat ook niet. Ze willen gewoon hun werk kunnen doen, zonder met opgetrokken schouders langs hun leidinggevende te lopen. 

Wat ik doe als vertrouwenspersoon 

Als meerdere soortgelijke kwesties binnenkomen, ontstaat er iets dat verder gaat dan individuele ondersteuning. Niet omdat ik ineens 'ga melden namens', maar omdat er iets collectiefs voelbaar wordt: een patroon dat niet toevallig lijkt. Bij Centrum Vertrouwenspersonen Plus hebben we hier een werkwijze voor ontwikkeld die past bij onze visie: zorgvuldig, terughoudend en professioneel aanwezig. 

De eerste stap is altijd intern overleg. In dit geval bespreek ik de signalen met mijn collega-vertrouwenspersoon die ook aan deze organisatie verbonden is. We kijken samen. Wat zien we? Waar zit de herhaling? Hoe ernstig is de impact? En: wat missen we misschien nog? We toetsen ons beeld ook bij een collega-vertrouwenspersoon buiten de organisatie, juist om onze afweging scherp te houden. 

Vervolgens stem ik met de inbrengers van deze kwestie af wat zij wel en niet willen. In alle gevallen willen zij anoniem blijven, maar vinden ze het belangrijk dat de organisatie weet dat dit speelt. We bespreken zorgvuldig wat een tussentijds signaal betekent. Dat dit geen oplossing is voor hun individuele ervaring, maar wel een poging om de situatie breder bespreekbaar te maken.

Het belang van contact met de directeur 

Juist bij een signaal dat raakt aan leiderschapsgedrag is het essentieel dat de overdracht plaatsvindt op het juiste niveau. Daarom kies ik ervoor om het signaal rechtstreeks met de directeur van de organisatie te bespreken. Niet uit hiërarchie, maar uit helderheid: dáár ligt het eigenaarschap. 

In het gesprek met de directeur kies ik mijn woorden zorgvuldig. Ik beschrijf wat ik zie zonder oordeel, zonder herleidbaarheid. Geen incidenten of citaten, maar contouren. Een werksfeer waarin sommigen fluisteren in plaats van spreken. Waar je je gedrag aanpast om niet op te vallen. Waar het stil wordt in de wandelgangen zodra er voetstappen klinken. 

De directeur luistert aandachtig. Er valt een stilte na mijn verhaal. Dan stelt hij een vraag: "Wat denk je dat wij nu moeten doen?" Ik geef geen kant-en-klare antwoorden. Wel benoem ik dat dit een kans is om stil te staan bij de psychologische veiligheid in het team. Niet door te zoeken naar schuldigen, maar door ruimte te maken voor wat onbesproken blijft. Ook zeg ik dat het helpt als die ruimte niet pas ontstaat nadat er iemand is uitgevallen. 

Wat gebeurt er nu? 

De organisatie besluit om met een externe begeleider een teamsessie te organiseren over werkcultuur, communicatie en veiligheid. Niet als reactie op een incident, maar als uitnodiging tot reflectie. De betrokken leidinggevende wordt niet buitenspel gezet, maar krijgt begeleiding binnen het proces. 

Ik blijf in de tussentijd beschikbaar als vertrouwenspersoon voor individuele medewerkers. Niet om te controleren of de aanpak werkt', maar om beschikbaar te blijven als medewerkers een luisterend oor nodig hebben. 

Tips 

Soms zijn kwesties niet scherp of formeel genoeg om direct als klacht te kwalificeren. Toch kunnen ze samen een patroon onthullen dat je niet mag negeren. 

Voor vertrouwenspersonen geldt dan: 

• Wees terughoudend, maar niet afwezig. 
• Zoek afstemming – met collega’s en met de organisatie. 
• Durf positie te kiezen als de signalen zich opstapelen. 

Voor organisaties geldt: 

• Neem signalen serieus, ook als ze informeel zijn. 
• Wees bereid om te luisteren zonder te zoeken naar schuld. 
• Zoek het gesprek, juist als er nog geen klacht is. 

Bedenk: een signaal is geen oordeel. Het is een uitnodiging tot reflectie.