1. Tot wanneer spreek je van kortdurend verzuim?

"De eerste kalenderweek dat iemand ziek thuiszit, spreek je van kortdurend verzuim. Op het moment dat je de tweede week doorschiet, tot de zesde week, spreek je van middellang verzuim. Alles daarna noemen we langdurend verzuim."

2. Wat is de meest voorkomende oorzaak van kortdurend verzuim?

"Dat is best een lastige vraag. Waar de één nooit verzuimt, blijft de ander bij ieder klein pijntje thuis. Het is dus per persoon verschillend en het is ook niet altijd aan te wijzen wat de oorzaak is. Maar uit onderzoek van de Nederlandse Vereniging voor Arbeids- en Bedrijfsgeneeskunde (NVAB) blijkt wel dat 70% van de kortdurend verzuimgevallen in aanvang niet te maken heeft met ernstige gezondheidsproblemen."

"Vaak melden werknemers zich ziek omdat zij het, om wat voor reden dan ook, niet kunnen opbrengen om die dag naar het werk te gaan. Of omdat ze wat minder gemotiveerd zijn en minder plezier hebben in het werk. Dat kan komen door hun thuissituatie of door gedoe op het werk. Je zult daarom altijd zelf onderzoek moeten doen naar de oorzaken van het (frequent) kortdurend verzuim. Dit kan bijvoorbeeld door het voeren van frequent verzuimgesprekken."

3. Wanneer ga je zo'n frequent verzuimgesprek aan?

"Ik adviseer organisaties, ongeacht de grootte, altijd om het frequent verzuimgesprek aan te gaan als er 3 ziekmeldingen in 1 jaar zijn. Het gemiddelde verzuimpercentage ligt namelijk op 1 per jaar. Bij 3 meldingen zit je dus al op 300%. Dat is echt het moment waarop je in gesprek moet gaan met de medewerker."

4. Hoe voer je een frequent verzuimgesprek?

"Ten eerste: om te weten wanneer je een frequent verzuimgesprek moet voeren, moet je goed inzichtelijk hebben hoe vaak én hoe lang de medewerker ziek is geweest. Dit overzicht kun je alleen krijgen door een goede verzuimregistratie. Zorg er dus voor dat je alle ziekmeldingen goed registreert."

"Wanneer je het gesprek aangaat, moet je er op letten dat alleen een (bedrijfs)arts het gesprek mag voeren over de gezondheid. Andere arboprofessionals mogen het gesprek alleen initiëren om te kijken op welke manier het frequente verzuim naar de toekomst toe valt terug te dringen.

Je kunt dus bijvoorbeeld vragen: 'Het valt ons op dat je je al meerdere keren ziek gemeld hebt, we maken ons zorgen, kunnen we je ergens mee helpen?' Zorg dat je zonder oordeel het gesprek ingaat. Een oordeel kan de situatie namelijk alleen maar verslechteren. Je moet het gesprek echt ingaan met de beste en juiste bedoelingen. Hoe kun je de desbetreffende medewerker helpen? Dat moet je per persoon uitzoeken."

5. Wat kun je doen om frequent kort verzuim te voorkomen?

"Dat ligt aan de leidinggevenden binnen de organisatie. Als zij goed in staat zijn om gesprekken op een open manier te voeren, dan hoeft deze taak niet bij arbo te liggen. Maar wat ik vaak in de praktijk zie, is dat leidinggevenden helemaal niet zo geschikt zijn om dit gesprek te voeren. Zij maken het soms alleen nog maar erger. Kijk dus goed wat voor type leiders er zijn binnen de organisatie. Mogelijk is het beter om het frequent verzuimgesprek onder te brengen bij de arbodienst of HR."

6. Is het bij kortdurend verzuim verplicht om een casemanager te hebben?

"Nee, dat is niet verplicht bij kortdurend verzuim. Pas wanneer je te maken krijgt met de Wet verbetering poortwachter (vanaf week 6), moet er een casemanager worden ingezet. Deze casemanager moet namelijk ook het plan van aanpak maken en regie voeren over het verzuim. Zeker bij grotere organisaties hebben casemanagers vaak wel een rol in het kortdurend verzuim. Doordat zij dan sneller contact opnemen met de zieke werknemer bij een eerstvolgende ziekmelding."

7. Wat mag er wel en wat mag er niet in het verzuimdossier staan?

"Gezondheidsredenen mogen nooit in een verzuimdossier opgenomen worden. Je mag wel opschrijven hoe vaak en hoe lang iemand ziek is. Het is zelfs goed om dat duidelijk te noteren, zodat je weet wanneer je een frequent verzuimgesprek aan moet gaan."

"Verder is het aan te raden om duidelijke regels vast te leggen in het dossier. Zo kun je vastleggen dat je van de werknemer verwacht dat deze, voordat diegene zich ziekmeldt, nadenkt over eventuele vervangende werkzaamheden. Dat mag je van een goed werknemer verwachten. Maar het is wel belangrijk om het duidelijk vast te leggen."

8. Wat zijn de meest gemaakte fouten op het gebied van kort verzuim?

"Dat werkgevers het gesprek niet aangaan en ervoor weglopen. Maar ik zou willen aanraden: maak het bespreekbaar. Frequent verzuim is een vorm van ongewenst gedrag en dat moet je ook benoemen. Kijk samen waar dit gedrag vandaan komt en wat je voor elkaar kunt betekenen. Ook de medewerker heeft hier een verantwoordelijkheid in."

"Een andere fout die vaak gemaakt wordt, is dat de gesprekken die gevoerd worden, niet góed gevoerd worden. Dit komt vaak doordat de leidinggevende een oordeel heeft over het frequente verzuim. Maar wanneer je met een oordeel het gesprek ingaat, heb je de kans dat je het verzuim alleen nog maar erger maakt."

Dit artikel verscheen in iets andere vorm op PW