Dat is wat lastiger als een stevig thema voor het eerst op de agenda staat en ieder OR-lid zijn mening wil geven. Hoe kun je zo’n eerste bespreking vrij én gestructureerd laten verlopen?
Om een vergadering goed te laten verlopen is een ‘mindmap’ een handig hulpmiddel. Een mindmap is een soort tekening met woorden, waarin een thema wordt beschreven. Zet samen het thema dat besproken wordt samen op papier, bijvoorbeeld loopbaanverlenging. Brainstorm en laat iedereen zaken benoemen die ermee te maken hebben, bijvoorbeeld nachtdienst, demotiebeleid, ontgroening. Elke term wordt als een tak aan het centrale thema gekoppeld. Uit dat centrale thema ontspruiten allerlei takken met relevante issues. Orden de takken. Bijvoorbeeld, een tak met arbo-issues zoals nachtwerk, fysieke belasting, thema ouderen in de RI&E. Een tweede tak met arbeidsvoorwaardenissues, zoals financiële consequenties demotie, toeslagen en nachtdienst. Geef eventueel relaties tussen takken of subtakken met pijlen aan. Nu is de brainstorm geordend.
Door te werken met Post-Its is het ordenen makkelijker en hoeft er niet telkens opnieuw geschreven te worden. Ook is het mogelijk met mindmapsoftware te werken. Eén persoon bemant de computer en via de beamer ziet iedereen het resultaat. Verschuiven, knippen en plakken is eenvoudig. Daarnaast kan de mindmap met een aantal programma’s (bijv. Mindmapper) naar Word of Powerpoint geëxporteerd worden.
Schifting
Een open gesprek of brainstorm wordt nogal eens bepaald door enkele sprekers. Andere OR-leden komen in zo’n een gesprek vaak minder tot hun recht. Laat iedereen zijn invallen en bijdragen eerst op papier zetten, zodat er even rust is en iedereen zijn inbreng kan hebben. Bespreek die resultaten in kleine groepjes, daardoor vindt er een eerste schifting plaats. Soms is een thema op hoofdlijnen te structureren. Een instemmings- of adviesaaanvraag kent de opbouw van beweegredenen, voorgenomen besluit dan wel regeling, gevolgen voor het personeel en maatregelen tegen die gevolgen. De OR kan in dat geval vier lege ‘flip-overs’ in de hoeken van de ruimte hangen, met op elke flip-over een van die aspecten. De OR-leden trekken langs de flip-overs en schrijven per aspect hun vraag, zorg, eis en wens op. Eventueel kan er bij elke flip-over iemand staan die even doorvraagt en ordent. Zo kunnen er bij de flip-overs gesprekken ontstaan tussen groepjes, die de gezamenlijke behandeling later vergemakkelijken.
Offline
Het is ook mogelijk dat iedereen de eerste ronde individueel doet. De input kan dan via mail worden verzameld en een eerste ordening kan plaatsvinden. Dat versnelt de bespreking. Ook kan er een gezamenlijk document geopend worden waarin iedereen kan werken. De bekendste manier zijn gedeelde mappen of Google Docs, waarvoor het nodig is een Googleaccount aan te maken. Na het aanmelden, kunnen gezamenlijk spreadsheets en documenten gemaakt worden.
