Al sinds 1987 werkt Claudia Smit-Raaphorst met enthousiasme en plezier bij de Koninklijke Vereniging van de Nederlandse Chemische Industrie (VNCI), de brancheorganisatie voor de chemische industrie in Nederland. In die ruim 35 jaar heeft Smit-Raaphorst verschillende functies vervuld. Ze begon als telefoniste, werkt sinds 1994  als beheerder en is inmiddels al 20 jaar Hoofd Beheer.

Niet echt een functietitel waarbij je direct aan arbo en preventie denkt. "Nee", zegt Smit-Raaphorst "maar zo heeft dat hier altijd geheten en die titel is nooit aangepast. Maar dat maakt mij niets uit, zolang het werk maar goed gebeurt. Het label preventiemedewerker is er enkele jaren geleden aan toegevoegd. De zaken facilitair, arbo en BHV zijn mijn 3 hoofdtaken."

De kracht van 'dagelijkse preventie'

Als preventiemedewerker houdt Smit-Raaphorst zich bezig met het opstellen en actualiseren van de risico-inventarisaties en -evaluatie (RI&E). "Bij ons is dat echt een levend document," benadrukt ze. "Zodra we een risico hebben gesignaleerd, pakken we het direct aan. Zo voorkomen we een lange lijst actiepunten en maken we veiligheid onderdeel van het werkproces."

Deze actieve houding gaat verder dan enkel de RI&E. "Preventie zit hem niet alleen in grote beleidsplannen, maar juist in de kleine, dagelijkse dingen", vertelt ze. "Een loszittende mat kun je meteen vandaag weer vastmaken, een werkplek is binnen een minuut goed ingesteld. Door zulke kleine dingen direct aan te pakken, voorkom je grotere problemen. Veiligheid en welzijn horen een vast onderdeel te zijn van de dagelijkse praktijk, niet iets dat je af en toe in een RI&E bespreekt."

Die snelle aanpak is mede mogelijk doordat de VNCI met ongeveer 30 medewerkers een compacte organisatie is. "We kunnen snel schakelen en besluiten nemen. Dat scheelt enorm. Bij grotere bedrijven zie je vaak dat er eerst eindeloze vergaderingen en goedkeuringsrondes nodig zijn. Bij ons is het: signaleren, aanpakken en oplossen. Maar het heeft natuurlijk ook te maken met hoe je daar als organisatie instaat." Deze efficiënte aanpak komt ook terug in haar dagelijkse interacties met medewerkers.

De mens centraal zetten

Smit-Raaphorst is erg begaan met de medewerkers en de mensen daarachter. "Ik loop dagelijks over de afdeling. Dan kijk ik hoe de mensen erbij zitten. We hebben flexplekken en mensen vergeten weleens hun bureaustoel anders in te stellen. Dan zeg ik 'Goh, volgens mij zit je op een plek waar gisteren een kleiner iemand zat, maar zo kort ben jij niet'. Ik ben er ook altijd voor ze wanneer ze vragen hebben over gezondheid, preventie of andere arbogerelateerde zaken."

Een voorbeeld van een situatie waarin haar preventiewerk echt het verschil maakte, heeft Smit-Raaphorst ook: "Vorig jaar kwam een medewerker bij me met wat RSI-achtige klachten aan zijn arm. Ik heb direct geschakeld met een ergonoom die ook is opgeleid als fysiotherapeut. We hebben een toetsenbord aangeschaft waarop de handen anders stonden. Daardoor werd de belasting van de armen en de schouders anders en was de klacht heel snel verholpen. Het is hiervoor natuurlijk wel van belang dat een medewerker zoiets op tijd benoemt, in plaats van te blijven doormodderen."

Iedereen een jaarlijks arbogesprek

Smit-Raaphorst voert ook jaarlijks met iedereen een arbogesprek. "Dan bespreken we zaken als 'Hoe zit jij in je vel? Heb je alles van ons wat nodig is om je werk goed uit te voeren? Hoe zijn de relaties op je werk en thuis?' Eigenlijk een medewerkerstevredenheidsonderzoek in het klein. We laten verder  weleens een extern periodiek arbeidsgeneeskundig onderzoek (PAGO) doen, maar ik wil de mensen zelf ook goed monitoren. Zodat alles aanwezig is wat zij nodig hebben om goed te kunnen functioneren."

Ik wil mezelf geen happiness manager noemen", zegt ze, "maar ik vind het fijn dat ik in mijn functie mag proberen om het de medewerkers op de werkvloer zo veel mogelijk naar de zin te maken." Het vertrouwen en de flexibiliteit die Smit-Raaphorst daarbij krijgt van haar werkgever, maken bovendien dat zij zelf ook veel werkgeluk ervaart.

Aanpassing aan nieuwe werkelijkheid

Hoewel deze persoonlijke aanpak goed werkt, brengt de veranderende werkomgeving nieuwe uitdagingen met zich mee. Thuiswerken is nu structureel ingebed. "Vroeger werkte niemand thuis. Nu moeten medewerkers minimaal één dag per week op kantoor zijn, maar veel van het werk gebeurt thuis." Dit vraagt om een andere aanpak voor een preventiemedewerker.

Smit-Raaphorst zorgt ervoor dat thuiswerkplekken net zo veilig en gezond zijn als de kantooromgeving. "Een goede bureaustoel en zit-sta-bureau zijn net zo belangrijk thuis als op kantoor. Maar het gaat verder dan ergonomie: hoe houd je zicht op het welzijn van medewerkers als je ze minder ziet? Dat vraagt een andere, meer persoonlijke aanpak. Ik probeer ook jaarlijks een opfriscursus te doen over een arbogerelateerd onderwerp."

Naast fysieke veiligheid groeit de aandacht voor sociale veiligheid. Dit jaar gaat VNCI een gedrags- en integriteitscode presenteren: "Een prettig en veilig werkklimaat is voor ons heel belangrijk. Een (sociaal) veilige werkomgeving voorkomt stress en daarmee lichamelijke, psychische en sociale klachten. De code is een manier om ongewenst gedrag tegen te gaan en gewenst gedrag te stimuleren. Naast onze waarden en regels rondom gedrag komt er bijvoorbeeld in te staan hoe je kunt reageren op ongewenst gedrag."

Veiligheid in een gedeeld pand

Naast deze interne veiligheidsaspecten vraagt ook de huisvesting om speciale aandacht. VNCI deelt haar kantoorpand met andere organisaties, wat extra uitdagingen met zich meebrengt op het gebied van veiligheid en bedrijfshulpverlening. Smit-Raaphorst speelt hierin een centrale rol. Ze merkt op dat samenwerking hierin essentieel is.

"We hebben een soort van groot 'chemiehuis' hier, veelal aan de chemie gerelateerde bedrijven die door synergie bij elkaar in hetzelfde pand gekomen zijn. Daar regelen wij de BHV-zaken voor, zodat de procedures en BHV'ers van de verschillende organisaties op elkaar afgestemd zijn. In dat kader organiseren we gezamenlijke oefeningen en zorgen we ervoor dat er per verdieping 2 BHV'ers zijn."