Een groot deel van de activiteiten van de ambtelijk secretaris speelt zich af rondom de vergaderingen van de OR en het overleg tussen OR en bestuurder. Hierbij enkele tips en drie korte checklisten voor de ambtelijk secretaris.
- Het agendaoverleg
Het begint bij het agendaoverleg met het dagelijks bestuur, waarbij het DB de OR-vergadering voorbereidt. De ambtelijk secretaris houdt de actiepuntenlijst bij, ziet alle ingekomen stukken en weet welke onderwerpen het DB op de agenda kan plaatsen. Bereid dit overleg zelf goed voor. Laat eerst het DB zijn agendapunten aangeven en kom vervolgens met suggesties op basis van uw eigen prioriteitenlijst.
- De agenda voor de OR-vergadering
De ambtelijk secretaris werkt de agenda uit (Klik hier voor de Checklist agenda OR-vergadering>> ). Vervolgens stuurt de ambtelijk secretaris de agenda naar de deelnemers aan de vergadering, voorzien van de bijbehorende stukken. Zijn de deelnemers al in het bezit van deze stukken, noem ze dan bij het betreffende agendapunt en vermeld dat de stukken al eerder zijn toegezonden.
- De agenda voor de overlegvergadering
OR en bestuurder stellen de agenda van de overlegvergadering tijdens het informeel of agendaoverleg op. De ambtelijk secretaris kan hierbij aanwezig zijn en de suggesties van OR en bestuurder verder aanvullen. Ook voor deze vergadering maakt en verspreidt de ambtelijk secretaris de agenda, voorzien van de bijbehorende stukken.
- De strategie
Het DB bespreekt de inhoudelijke afhandeling van agendapunten vaak ook tijdens het agendaoverleg. Hierbij kan de ambtelijk secretaris het DB adviseren over hoe de OR de agendapunten kan behandelen tijdens de vergadering.
De overlegvergadering bereidt de OR voor tijdens een vooroverleg. Hierbij krijgt de ambtelijk secretaris vaak de mogelijkheid om de OR te adviseren over de te kiezen strategie en de inhoudelijke argumenten die de OR hierbij naar voren kan brengen.
- De rol van de ambtelijk secretaris tijdens de vergadering
Tijdens de OR- en de overlegvergadering heeft de ambtelijk secretaris een verschillende rol.
In de OR-vergadering heeft de ambtelijk secretaris de mogelijkheid om de OR gevraagd en ongevraagd attent te maken op allerlei zaken. U kunt de OR bijvoorbeeld wijzen op consequenties van zijn besluiten, adviseren over strategie of inhoud en aangeven welke zaken de OR over het hoofd ziet. Het gaat hierbij altijd om vakinhoudelijke opmerkingen en niet over de persoonlijke mening van de ambtelijk secretaris.
Tijdens de overlegvergadering heeft de ambtelijk secretaris minder inbreng. Alleen wanneer OR of bestuurder er om vragen kunt u vakinhoudelijke opmerkingen plaatsen.
- De verslaglegging
Veelal maakt de ambtelijk secretaris de notulen voor de OR- en de overlegvergaderingen. Hierbij is het van belang om te weten welke eisen OR en bestuurder aan de verslaglegging stellen. Gaat de voorkeur uit naar een uitgebreid verslag, een samenvattend verslag of meer een besluitenlijst? Maar ook kunnen zij aangeven of personen met voor- en achternaam of alleen met achternaam in het verslag genoemd worden. Wil de als ambtelijk secretaris voor de OR en de bestuurder de juiste verslagen maken, overleg dan over de wensen bij de start voor een nieuwe OR of bij het aantreden van een nieuwe bestuurder. (Zie ook de Checklist verslag uitwerken>> )
- Het vaststellen van het verslag
Spreek met OR en bestuurder een heldere procedure af voor het vaststellen van de verslagen. Werkt de OR met een specifiek verslag of informatiebulletin voor de achterban, breng de verwachtingen van de OR hierover dan eerst in kaart ( Klik hier voor de checklist OR-bulletin>> ). Voor de overlegvergadering is het goed afspraken met OR en bestuurder te maken hoe om te gaan met onderdelen van het verslag die vertrouwelijke informatie bevatten.
- De nazorg van de vergaderingen
Na het verschijnen van de verslagen is er ondersteuning nodig bij de uitwerking van alle besluiten. Een aantal taken legt de OR tijdens de vergadering direct neer bij de ambtelijk secretaris. Zoals het afhandelen van correspondentie, het maken van een afspraak of het opzoeken en samenvatten van ontbrekende informatie. En de OR-leden krijgen ook allerlei opdrachten vanuit de vergadering. Vat al deze afspraken samen in een overzichtelijke actiepuntenlijst. Bewaak de actiepuntenlijst en spreek individuele OR-leden en de OR aan op het al dan niet navolgen van acties.
Ditzelfde geldt voor de overlegvergadering. Stel ook hiervoor een actiepuntenlijst samen en ondersteun OR en directie bij de opvolging hiervan. Maak hen attent op het niet nakomen van bepaalde afspraken.
Tips bij lastige situaties:
Onderstaand een aantal praktijksituaties met bijbehorende aanbevelingen.
- Vergaderingen verlopen rommelig
Stel aan het DB voor om de vergaderingen kort te evalueren. Hierbij kunt u ook uw bevindingen aangeven.
U kunt adviseren om de agenda wellicht nog duidelijker op te stellen, zodat de status van ieder agendapunt (beeldvorming, oordeelsvorming, besluitvorming) helder is.
Stel bijvoorbeeld aan de voorzitter voor om de vergadering gewoon op tijd te laten beginnen en geen aandacht meer te besteden aan mensen die later binnen komen.
- De OR neemt geen besluiten:
Benoem dit direct tijdens de vergadering. Vraag aan de voorzitter het besluit nog even kort samen te vatten voor de notulen. Dan merken de aanwezigen dat de discussie onvoldoende is afgerond en er geen concreet besluit ligt.
- Een OR-lid geeft een onjuiste weergave van een ook door u bezochte bijeenkomst:
Meld dat u ook bij deze bijeenkomst bent geweest en dat u een aantal andere zaken opvielen.
Benoem deze zaken, zonder hierbij aan te geven dat het OR-lid het niet juist heeft weergegeven. Het is dan aan de OR om beide weergaven naast elkaar te leggen.
