“Hoe lang moet je OR-stukken bewaren? En mogen de stukken die langer dan die periode bewaard zijn gebleven vernietigd worden? Zijn er tips voor bepaalde verouderde archiefstukken die je wel beter kunt bewaren?”
Een OR is wettelijk niet verplicht om stukken te archiveren. Iedere OR en secretaris vult het archiveren naar eigen behoefte in. Voor een onderneming of instelling geldt eveneens dat er geen wettelijke bepalingen zijn die het beheer van archieven voorschrijven buiten de overheidssfeer. Een uitzondering is het bewaren van stukken waaruit de vermogenstoestand van een instelling of bedrijf blijkt. Die termijn is zeven jaar.
Wilt u een goed archief in stand houden? Haal dan alle stukken die ouder zijn dan twee jaar uit het archief. Uitgezonderd de geldende regelingen! Deze stukken worden vernietigd of overgeplaatst naar het schaduwarchief.
In een brievenboek kunt u aangeven welke stukken vernietigd zijn. Zet een schaduwarchief op voor stukken die ouder zijn dan twee jaar. Indien u zelf kiest voor een eigen achiefsysteem, maak intern dan duidelijke afspraken hoelang u stukken wilt bewaren.
Hier vindt u aanvullende tips die u kunnen helpen bij het opzetten en onderhouden van een or-archief.
